Organigramas

Martes, 12 de octubre de 2010. Herramientas, Personal

El organigrama es un sistema sencillo de representar de la estructura interna de una organización.

Generalmente consta de una serie de cuadros/rectángulos en los que se representan los puestos (a veces también las personas que los ocupan, eso lo veremos después) y que están unidos mediante líneas (no flechas) indicando los canales de autoridad y responsabilidad.

¿Por qué cuadros?: Simplemente porque mejora la comprensión.

¿Por qué líneas y no flechas?: Con las líneas representamos la necesidad de la comunicación bidireccional que siempre debe existir.

Los organigramas muestran:

  • Las líneas de autoridad, comunicación formal y responsabilidad.
  • La división de funciones de cada departamento y las relaciones existente entre ellos.
  • Los niveles jerárquicos de la empresa.
  • En algunos casos los nombres de las personas que ocupan los cargos.

Ejemplo

Como ejemplo les dejo el organigrama del departamento de mantenimiento que realicé para la dirección de una empresa en la que trabajé tiempo atrás.

Organigrama

Organigrama (@Óscar Longares, pharus.es)

“Normas”

Hay que tener en mente, sobre todo, que el organigrama ha de ser muy claro, debe entenderse de un vistazo, este debe ser su principal característica.

  • No debe contener un excesivo número de cuadros/puestos.
  • Los cuadros han de quedar separados para ayudar a su comprensión. Si el diagrama requiere de más cuadros, siempre puede complementarse con otro organigrama. Siempre será mejor tener información comprensible en dos hojas que información confusa en una sola. Los programas informáticos actuales facilitan mucho esta labor ya que pueden ampliar o contraer ‘ramas’ del organigrama para ayudar a su comprensión.
  • Todas las unidades que dependen de un superior deben quedar vinculadas a él por una sola línea.
  • Dependiendo de lo que queramos mostrar, el organigrama arrancará en el Gerente e irá bajando por toda la organización. Las líneas de responsabilidad suelen llegan hasta los supervisores, jefes de equipo o similares: no suelen incluirse a los trabajadores. Lo que buscamos es el ver la estructura organizativa de la empresa, no buscamos el que todo el mundo aparezca en la foto.
  • En los cuadros aparecerán los nombres de los cargos, y a veces los de las personas que los ocupan. Lo veremos un poco más abajo.
  • Los cuadros deberán ser de dimensiones semejantes, no olvidemos que todo las personas dentro de una persona cumplen su función, ninguna es más importante que otra (enlace).
  • Si el nombre de un departamento o puesto es demasiado largo y puede interferir en la claridad del diagrama, se recomienda añadir un número o referencia y citarlo al pie.
  • Ha de estar en un formato agradable y fácilmente modificable. Puede utilizarse PowerPoint para crearlo y mantenerlo, también casi todos los programas para realizar mapas mentales tienen la posibilidad de crearlos.
  • Estableceremos una diferencia entre las asesorías internas y externas. Las asesorías se representarán con un cuadro situado perpendicularmente a la unidad a la que asesoran, en el caso de las asesorías internas podemos utilizar un trazo más fino y en el caso de las externas hacer el trazo discontinuo para diferenciarlas.

Nombres

Siempre existe la duda de si debemos añadir o no los nombres de las personas que ocupan los cargos en los organigramas. La respuesta les sonará… depende.

¿De qué depende?

  • De la utilidad que se le vaya a dar. Puede que el organigrama esté creado para personas que se unen a la empresa, para que puedan, de una forma rápida, familiarizarse con la estructura de la empresa. Puede ocurrir también que la empresa decida utilizar el organigrama como herramienta para favorecer la comunicación interna.
  • De las dimensiones del organigrama. Siempre estaremos del lado de la claridad, así que si el añadir los nombres complica la comprensión deberemos eliminarlos.
  • De la rotación de puestos. Si nos encontramos en un entorno donde la rotación de puestos es importante deberemos prescindir de los nombres, primero porque no serán demasiado relevantes y segundo para no añadir demasiado trabajo de gestión y mantenimiento del organigrama en sí.
  • De si existen o no otros documentos vinculados: Ficha de descripción de puestos, relación de puesto/nombre de la persona que lo ocupa/información de contacto, etc. En el caso del organigrama que muestro arriba, existía también un dossier de perfiles de puesto. (Esto lo vemos en otro artículo).
  • De dónde vaya a guardarse. Si es un organigrama dentro de un sistema informático será más fácil de mantenerlo vigente, si se distribuye en papel será una buena idea el codificarlo, para saber si la versión que tenemos delante es la última y vigente. Habrá que asegurarse, claro que esta información está disponible y es de fácil acceso.

Mi opinión, si se añaden los nombres debe tenerse en cuenta que hay que tenerlo en todo momento, repito, en todo momento actualizado. Si no va a ser así, y siempre dependiendo del tamaño de la empresa, es mejor utilizar solamente los nombres de los puestos o funciones. Aunque, si lo hace, hágalo bien ¿Qué tal así?

Utilice las fotografías de los empleados

Organigrama con Fotografía (@AIESEC Arequipa, flickr)

También, como he expuesto antes, estimo que, como herramienta facilitadora de la comunicación interna (incluyendo nombres) es muy efectiva en el corto y medio plazo. Siempre podemos cambiar a organigramas sin nombre cuando ya la comunicación entre departamentos sea la que deseamos.

Para las organizaciones más grandes y con otros sistemas implantados (perfiles de puestos u otros) es más fácil de gestionar los organigramas sin nombres asociados.

Distribución

No tendría demasiado sentido el desarrollar un organigrama y dejarlo en un cajón, aunque cosas más raras se han visto. El organigrama ha de ser un documento vivo que ayude a la empresa a entender las líneas de información y la estructura global. Ha de distribuirse y mantenerse actualizado, cada uno verá cuál es la mejor alternativa: un folio impreso en el tablón de anuncios, una copia electrónica en el servidor de la empresa, etc.  lo esencial es que todo el mundo tenga un acceso fácil y rápido.

Ventajas

Una de las mayores ventajas es que obliga a la organización a aclarar ideas y conceptos en lo relativo a su estructura organizativa. Otras:

  • Se aprecia fácilmente la interdependencia entre puestos, departamentos, etc.
  • Muestra quién depende de quién.

¿Todo es bueno?

Realmente no, los organigramas son herramientas muy simples y fáciles de utilizar, por ello tienen una serie de limitaciones:

  • No señalan las relaciones informales, tanto de autoridad como de información.
  • No señala cuánta autoridad existe en cualquier punto de la estructura.
  • Las organizaciones cambian, por lo que podemos caer en la trampa de mostrar lo que se supone qué debe ser  y no lo qué es. Los organigramas deben rediseñarse para adecuarse a la realidad.
  • Algunas personas pueden no sentirse representadas por el hecho de estar en uno u otro sitio del organigrama y el trabajo en equipo puede verse afectado. Para evitar esto, la formación es importante.

Ideas sueltas

  • Todo esto puede complicarse en muchos sentidos, diferentes colores para distintos departamentos, departamentos transversales, organigramas circulares, etc. Mi consejo, no se complique la vida, diseñe su organigrama pensando en las personas que lo han de utilizar.
  • Los organigramas pueden utilizarse como una herramienta de mejora, representando sistemas futuros o futuribles pueden verse las implicaciones entre departamentos, lo que puede ayudarnos a diseñar un mejor sistema de interrelaciones dentro de nuestra empresa. Siempre, siempre opte por su facilidad de lectura.
  • Como jefe de equipo, establezca su propio organigrama dentro de su grupo de trabajo, no sólo con las interrelaciones entre sus trabajadores sino con la intención de determinar sus funciones dentro del equipo.
  • Añada la forma de contacto en cada cuadro, teléfono o email si el diseño de su organigrama se lo permite, ayudará a sus trabajadores, y a usted mismo, a ser más efectivos.
  • Muestre su organigrama a sus clientes, les ayudará a tratar con su empresa, muchas empresas ya lo hacen.

¿Qué no es un organigrama?

Por muy visual y fácil de entender que sea. Por muy claro que deje las interacciones entre departamentos y su jerarquía. Esto no es un organigrama:

Jefes de equipo miran mientras operario trabaja

Distribución de Trabajo (@Asociación Cultural Alifa, flickr)



2 Respuestas a “Organigramas”

  1. […] para “congelarse” de nuevo. Los signos externos que buscaremos serán cosas como un organigrama definido y estable, descripción de puestos de trabajo consistentes o […]

  2. […] preparada para “congelarse” de nuevo. Los signos externos que buscaremos serán cosas como un organigrama definido y estable, descripción de puestos de trabajo consistentes o […]

Deja tu Comentario